Intern utredning – när krisen slår till
Det är avgörande för en organisations trovärdighet att misstankar om incidenter och korruptionsöverträdelser tas på allvar och utreds. Efter att en rapport har kommit in genom till exempel ett visselblåsningssystem behöver åtgärder vidtas skyndsamt.
Ofta behöver en internutredning genomföras för att ta reda på vad som hänt. Med utgångspunkt i utredningsresultatet kan sedan lämpliga åtgärder vidtas. I bästa fall finns redan en plan för internutredning och krishantering på plats. Om sådan inte finns är det viktigt att ändå agera genomtänkt utan att tappa fart.
Hur misstankar om oegentligheter hanteras kan också få betydelse vid eventuella kommande brottsutredningar. Särskilt amerikanska och brittiska myndigheter lägger stor vikt vid hur organisationer hanterar dessa. Skyndsamma och korrekta ageranden kan leda till att företag slipper sanktioner eller får dessa kraftigt reducerade.
Våra specialister säkerställer oberoende och korrekta utredningar
Lindahl har stor erfarenhet av att biträda klienter vid misstankar om oegentligheter. Genom Lindahls fullserviceerbjudande har ni tillgång till hela byråns samlade kompetens, som spänner över samtliga affärsjuridiska rättsområden. Därmed kan vi snabbt sätta ihop ett team som kan hantera alla frågor som ofta uppstår i en utredning, t.ex. arbetsrättsliga, dataskyddsrelaterade och skatterättsliga frågor.
Därutöver samverkar vi vid behov med ytterligare kompetens som kan behövas. Som exempel kan nämnas kriskommunikation och forensiska tjänster. Vid ärenden som spänner över landsgränser eller involverar utländsk lagstiftning har vi ett väl utvecklat nätverk av ledande affärsjuridiska advokatbyråer runt om i världen.
Läs mer om Compliance & Risk och antikorruption, eller kontakta en expert inom interna utredningar.
Hur genomförs en intern utredning?
1.
Det första steget är att definiera omfattningen och ramarna för utredningen. Även om ramarna inte får göras för snäva är det viktigt att sätta en konkret avgränsning. Annars riskerar utredningen att tappa fokus och svälla åt olika håll utan att det leder framåt.
Omfattningen kan behöva justeras under utredningens gång och det är viktigt att vara medveten om vikten av flexibilitet i detta avseende. I det inledande skedet ska det också klargöras vem som ansvarar för utredningen och utredningsgruppens sammansättning.
Det behöver säkerställas att den ansvarige är oberoende med självständigt mandat, frikopplad från det utredningen rör och har hög integritet. Här bör också en analys göras om det finns anledning att använda externt advokatbiträde för att tillförsäkra advokatsekretess.
Vidare bör relevanta nyckelpersoner för utredningen identifieras i detta första skede. Det gäller dels den/de som är misstänkt/a för att ha begått felaktigheter, dels andra personer som kan sitta på särskild kunskap eller information av betydelse för utredningen. Även kretsen av nyckelpersoner kan behöva revideras under utredningens gång.
2.
Det andra steget är att göra en tydlig plan för genomförandet av utredningen. En del i detta steg är att utvärdera relevant lagstiftning och dess betydelse. Som typexempel kan nämnas regler om hantering av personuppgifter och arbetsrättslig lagstiftning. De materiella lagar som kan bli tillämpliga om utredningen visar att oegentligheter har skett behöver också identifieras.
Rör utredningen internationella förhållanden behöver motsvarande analys göras för utländsk lagstiftning. Redan här är det också viktigt att få klart för sig om det finns skyldigheter eller incitament att självrapportera (”self-report”) eventuella oegentligheter som upptäcks till relevanta myndigheter.
3.
Det tredje steget utgörs av själva faktainsamlingen, eller med andra ord det faktiska genomförandet av utredningen. För detta kan IT-forensiker behöva involveras.
Det kan vara frestande att direkt inleda med intervjuer. Sådana bör dock föregås av dokumentinsamling och säkrande av relevant material. Med motsatt ordning finns dels risk för att bevis förstörs eller förvanskas, dels risk för att information som krävs för att ställa relevanta frågor saknas.
Intervjuerna behöver planeras noggrant. Frågor som behöver besvaras i planeringsstadiet är bland annat i vilken ordning intervjuerna bör genomföras, var de ska äga rum, vilka som ska närvara och om intervjuer ska ske med löfte om konfidentialitet eller inte.
4.
Det fjärde steget är att sammanställa resultatet av utredningen. Ofta sker detta genom en rapport. Beroende på utredningens art och syftet med utredningen kan rapporten utformas på olika sätt.
I vissa fall är det viktigt med en skriftlig rapport, som eventuellt offentliggörs. I andra fall är det mer lämpligt med mer begränsad skriftlig rapport eller dokumentation i kombination med mer omfattande muntlig rapportering.
Oavsett form ska rapporten innehålla en slutsats samt rekommendationer om eventuella åtgärder, såväl mot enskilda individer som för organisationen.
Vem ska genomföra utredningen?
Mindre utredningar kan ofta genomföras internt. Men vissa tillfällen räcker inte utredningsresurserna till. I andra fall kan ärendets natur vara särskilt känsligt, till exempel när utredningen rör misstanke om brott. I sådana fall finns anledning att använda externa och oberoende utredningsresurser.
Oavsett om utredningen genomförs med interna eller externa resurser är det avgörande för utredningens trovärdighet att den utförs självständigt och objektivt. Därmed behöver ramarna för utredningen, och utredarens ställning i förhållande till uppdragsgivaren, vara tydliga från start.
Dessutom behöver utredningen struktureras så att information effektivt och diskret kan hämtas in utan att säkerheten äventyras. Som exempel kan forensiska verktyg behöva användas för att gå igenom material. Att använda externa utredningsresurser kan också vara viktigt för att säkerställa att uppgiftslämnare och andra som medverkar i utredningen känner förtroende för processen.
Som advokatbyrå kan vi garantera advokatsekretess vilket kan vara en viktig faktor när det rör känsliga utredningar eller brottsmisstankar.
