Stämmosäsongen är här – så förbereder du en framgångsrik årsstämma

Varje vår genomförs hundratals årsstämmor i de noterade bolagen. För att säkerställa en lyckad stämma krävs god framförhållning och planering. Även mindre formella fel kan leda till att beslut som fattas på stämman upphävs eller ändras.

Vad du behöver tänka på – steg för steg

Planera strategiskt och i god tid

• Styrelsen bör i god tid före stämman diskutera vilka förslag som ska läggas fram på stämman, utöver de sedvanliga årsstämmoärendena. Om avsikten är att lägga fram ett förslag till beslut om ett nytt incitamentsprogram bör förberedelserna påbörjas i god tid så att förslaget kan beredas på ett bra sätt.

• Följ upp valberedningens arbete och säkerställ att valberedningens förslag och motiverade yttrande färdigställs i god tid innan kallelsen ska publiceras.

Håll koll på ägarperspektiven

• Bevaka fokusområden eller synpunkter som kommunicerats från institutionella ägare inför stämmosäsongen. Exempelvis har Tredje AP-fonden framfört vissa synpunkter avseende rörliga ersättningar, utformningen av aktiebaserade incitamentsprogram och redovisning av röstningsutfall från årsstämmorna.

Hantera kallelsen korrekt

• Styrelsen ska fatta beslut om att kalla till stämma. Planera in ett styrelsemöte för godkännande av kallelsen innan kallelsen offentliggörs.

• Kallelsen ska offentliggöras genom pressmeddelande när styrelsen beslutat att kalla till stämma.

• Kallelse och annons ska även publiceras i tidningarna (PoIT och annons i bolagsordningen angiven tidning) senast fyra veckor före stämman. Tänk på att kallelsen och annonsen behöver lämnas in till tidningarna 2-3 arbetsdagar innan publicering samt att pressmeddelandet ska skickas ut innan kallelsen distribueras till tidningarna.

Säkerställ rätt dokumentation

• Beställ bolagsstämmoaktiebok från Euroclear senast 28 dagar innan stämman.

• Säkerställ att relevanta handlingar och beslutsunderlag (såsom årsredovisning och revisionsberättelse, fullmaktsformulär och beslutsförslag) finns tillgängliga på hemsidan i föreskriven tid.

• Förbered gärna röstlängd, utkast till protokoll och bolagsstämmokommuniké inför stämman. Bolagsstämmokommunikén ska offentliggöras så snart som möjligt efter stämman. Protokollet ska hållas tillgängligt på bolagets webbplats senast två veckor efter stämman.

Efter stämman – glöm inte detta

• Vissa beslut (t.ex. styrelseändringar och emissionsbemyndiganden) ska anmälas till Bolagsverket för registrering efter stämman. När det gäller styrelseändringar blir dessa gällande först i samband med att anmälan om registrering inkommer till Bolagsverket.

• Årsredovisningen ska skickas in till Bolagsverket för registrering inom en månad efter årsstämman.

• Glöm inte att listan över personer i ledande ställning och deras närstående behöver uppdateras vid ändringar i styrelsen.

• En nyvald styrelseledamot ska underrättas om sina skyldigheter enligt marknadsmissbruksförordningen och bör få en introduktion till relevanta policydokument. Även styrelseledamotens närstående ska underrättas om sina skyldigheter.

Hållbarhetsrapportering för de största noterade bolagen – men paus för övriga

En viktig nyhet inför stämmosäsongen 2026 är att de nya reglerna om hållbarhetsrapportering nu har börjat tillämpas för de största noterade bolagen. Stora börsnoterade företag ska upprätta en hållbarhetsrapport för första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter utgången av juni 2024. Med stora börsnoterade bolag avses börsbolag med 500 anställda och börsnoterade moderbolag med mer än 500 anställda i koncernen. Om bolaget har kalenderår som räkenskapsår ska hållbarhetsrapporten upprättas för räkenskapsåret 2025 och läggas fram, tillsammans med granskningsberättelsen över hållbarhetsrapporten, på årsstämman 2026. Syftet med regelverket är att ge marknaden tillförlitlig och jämförbar information om miljö, samhällsansvar och styrning och därigenom bidra till hållbara investeringar.

EU har dock beslutat att genomföra lättnader i regelverket för hållbarhetsrapportering genom det så kallade Omnibuspaketet. Ändringarna innebär bland annat att färre företag ska omfattas av kraven på hållbarhetsrapportering. Med anledning av detta har kravet på att upprätta hållbarhetsrapport skjutits upp för de bolag som ännu inte har börjat tillämpa regelverket, däribland små och medelstora börsnoterade bolag. I praktiken innebär de nya tröskelvärdena (mer än 1 000 anställda och en nettoomsättning över 450 miljoner euro) att små och medelstora noterade bolag inte kommer att omfattas av kraven på hållbarhetsrapportering enligt de uppdaterade reglerna (som dock inte implementerats i svensk rätt ännu). Det kommer också innebära att vissa av de bolag som idag omfattas av rapporteringskrav inte längre kommer att göra det när de uppdaterade reglerna börjar gälla.

Börja planera idag

Vår rekommendation är tydlig – påbörja förberedelserna redan nu. Ta fram en översiktlig tidsplan för att få en helhetsbild av processen och de viktigaste datumen. Detta ger dig kontroll över alla moment och minskar risken för att något viktigt förbises.

Lindahl har lång erfarenhet av att bistå noterade bolag i samband med årsstämmor. Varje år hanterar vi ett stort antal årsstämmor där vi hjälper våra klienter med allt från att upprätta kallelser och detaljerade tidsplaner till att utforma förslag om incitamentsprogram, återköpsprogram och andra strategiska åtgärder. Vi kan även tillhandahålla erfarna stämmoordförande och protokollförare som säkerställer att stämman genomförs smidigt och i enlighet med gällande regelverk.

Kontakta våra experter inom aktiemarknadsrätt om du har frågor inför årsstämman eller önskar hjälp med förberedelserna.