Så tvist-säkrar du ditt företag

Vad du behöver tänka på – steg för steg

Vid avtalets ingående

Det är viktigt att veta vem man gör affärer med. De kan ha ekonomiska problem eller ha en historik av att betala sent eller inte alls. Några tips för att identifiera röda flaggor:

• Kontrollera vilken juridisk person (organisationsnummer) som ska vara part i avtalet. Ibland kan kontaktpersonen ha roller på flera bolag inom samma koncern.

• Gör en kreditupplysning och gå igenom årsredovisningar.

• Efterfråga referenser.

Avtalet ingås genom viljeförklaringar som överensstämmer och behöver inte alltid formaliseras skriftligt. Skriftliga avtal är dock att föredra. Man undviker på detta sätt missförstånd och är enklare att bevisa. Många gånger kan det vara klokt att låta en advokat eller jurist upprätta eller granska avtalet. Här finns några saker att tänka på för att minska missförstånden:

• Undvik synonyma begrepp på olika ställen i avtalet – återanvänd samma begrepp enhetligt och konsekvent.

• Kontrollera att avtalet inte innehåller motstridiga uppgifter, t.ex. om ett pris är angivet som ett ”ca-pris” bör det framgå på samtliga ställen där priset anges.

Se även till att all personal som arbetar med att ingå avtal (t.ex. försäljning) är väl informerade om vilka särskilda villkor som gäller för affären, så att ni inte riskerar missa någon av era egna skyldigheter som exempelvis att överlämna garantibestämmelser eller allmänna villkor till avtalsparten.

Beroende på vilken typ av affär som är aktuell kan det även vara värt att överväga att föra in en tvistlösningsklausul i avtalet, se artikeln Undvik kostsamma tvister – reglera forumklausuler i dina internationella avtal.

Identifiera och reklamera fel och problem skyndsamt

Regler om reklamationsplikt kommer till uttryck i ett stort antal lagar och gäller även som allmän kontraktsrättslig princip. Reklamationsplikten innebär att den som vill göra ett avtalsbrott gällande måste meddela motparten om detta inom skälig tid för att inte förlora rätten till påföljder som avhjälpande, prisavdrag eller hävning.

Skälig tid räknas från när parten upptäckt eller borde ha upptäckt felet. Nyligen har Högsta domstolen i rättsfallet NJA 2025 s 672 (se artikeln Höjdpunkter från Högsta domstolen 2025) understrukit vikten av att en köpare kontrollerar inköpta varor i anslutning till leveransen och reklamerar skyndsamt. Tänk därför på att:

• Ha rutiner på plats för att snabbt kunna identifiera och reklamera fel.

• Se till att reklamationen sker skriftligt.

• Kontrollera vad avtalet säger om hur och till vem reklamationen ska göras.

Vad som anses vara skälig tid varierar från fall till fall. I förhållanden mellan näringsidkare, särskilt om köpet har samband med den ordinarie verksamheten, är huvudregeln att reklamation ska ske mycket snabbt – inom någon eller några dagar.

Om du i stället mottagit en reklamation från motparten, fundera på om den gjorts i rätt tid. I så fall bör du poängtera det för motparten.  

Glöm inte heller att agera skyndsamt när motparten är sen med att betala. I bästa fall kommer du till rätta med problemet direkt. Du undviker även en situation där obetalda fakturor läggs på varandra och kan fundera på om du ska dra dig ur avtalet.

• Fakturera regelbundet och följ upp att de betalas

• Uppmärksamma motparten direkt om betalning uteblir och be om förklaring

 
Dokumentera mera

Många tvister hade kunnat undvikas om det i efterhand hade gått att fastställa vad som sagts och gjorts mellan parterna. Tänk därför på att:

• Spara och strukturerat arkivera viktiga dokument som exempelvis SMS, mejl, interna anteckningar och avtal.

• Dokumentera händelser och situationer skriftligt eller med foto/film.

Om kommunikationen sker över telefon eller vid möten är ett tips att följa upp mötet eller telefonsamtalet med något skriftligt som sammanfattar vad som sagts och vad ni kommit överens om. Det kan vara ett enkelt sms eller kortare mejl. Ett extra plus är att även be avtalsparten att svara skriftligt för att bekräfta alternativt dementera det som framgår av texten.

Avslutande reflektioner

Att tvist-säkra sitt företag handlar i grunden om att vara proaktiv. Genom att upprätta tydliga och genomarbetade avtal, säkerställa att reklamationer sker skyndsamt och i rätt form samt dokumentera kommunikation och händelser löpande, minskar du risken för kostsamma tvister avsevärt. Om en tvist ändå uppstår innebär dessa åtgärder att ditt företag står betydligt bättre rustat. Vid osäkerhet kring hur en specifik situation bör hanteras kan ni med fördel kontakta någon av våra experter inom tvistlösning.